Asignatura:
Arquitectura de la organización.
Sin duda alguna, los cambios vertiginosos que ocurren en la
sociedad actual representan para las organizaciones
importantes desafíos para el logro de sus objetivos y metas que permitan tanto
su desarrollo así como el
aumento de su productividad. De
allí, la importancia del diseño
organizacional para la división de las
tareas y trabajo y alcanzar una coordinación afectiva para atender las
necesidades y las actividades a realizar
en cada una de las áreas de la empresa acorde
con los retos planteados tanto interna como externamente.
Como
bien lo señala Enrique Benjamín Franklin
F. (1) el diseño organizacional define la estructura de una organización,
factor de apoyo clave para la cadena de valor, lo cual permite saber que partes
crean valor y que partes no. El
comportamiento de una organización es el resultado de su diseño y de los
principios que subyacen en su operación.
No
podemos obviar que vivimos en un mundo globalizado y altamente
competitivo, en el cual se generan avances
tecnológicos con gran rapidez, razón por
la cual es esencial que las empresas cuenten con un diseño organizacional acorde con su misión,
visión, a la obtención de objetivos, a
la definición de las relaciones, a los aspectos más o menos estables de la
organización, que permita orientarla de
una manera adecuada con su entorno, con sus propios procesos de crecimiento,
así como el manejo correcto de las contingencias que pudieran presentarse.
Según
expertos en el área, pueden concebirse las organizaciones como un sistema, es decir como un todo, en el cual las partes de la estructura
están interrelacionadas de tal manera,
que un cambio en uno de los componentes afecta
a los demás elementos en las relaciones entre los mismos y en la
conducta de la organización que, incluso,
pudiera llevarla al caos. Pero
hay que destacar que este sistema no es cerrado sino abierto porque las
organizaciones necesariamente deben
interactuar con su entorno (ambiente) para salir adelante. No pueden aislarse, sino que debe cambiar y
adaptarse de manera continua. En tal sentido, la estructura de las empresas no
permanece estática, sino que se ajusta y asume
diferentes formas de acuerdo al movimiento de su entorno y a las
condiciones en que se desarrollan los negocios. Al respecto, las organizaciones son afectadas por los
procesos tecnológicos que conducen a la innovación, a cambios en los procesos
productivos y en la gestión organizacional. Asimismo, se ven influenciadas por factores económicos como la inflación, el
desempleo, tasas de interés, ciclos económicos e industriales, el producto
interno bruto, la inversión extranjera. En el plano político legal podemos
mencionar el marco legal, gasto
público, reglamentación internacional,
mientras que en el aspecto sociocultural debe tomarse en cuenta la demografía,
cultura, nivel socioeconómico, grupos de
referencia y convivencia.
Igualmente, en el área global tenemos
el ambiente, la dimensión cultural y las relaciones de negociación. En cuanto a
los clientes, no se pueden obviar sus intereses, naturaleza, ubicación, poder adquisitivo, y costo del cambio.
Otras variables a considerar por las empresas son; los competidores, proveedores, reguladores (organismos, grupo
de interés, inversión, infraestructura), socios estratégicos, y la fuerza
laboral (oferta, demanda, filiación, sindicatos). Por supuesto, que este orden de ideas debe tomarse en cuenta el tamaño de la organización, si es una microempresa, una pequeña empresa,
una mediana o gran empresa, las estrategias (sean de nivel internacional, multinacional, global
o transnacional), de negocios, ingresos
(exportación, licencia, franquicia, alianza estratégica, adquisición o fusión,
o bien una re-integración). Es innegable,
que al producirse cambios en la estrategia también ocurrirán
transformaciones en la estructura organizacional.
Es
un hecho cierto que las organizaciones deben estar abiertas
al cambio, a la continua revitalización de sus
fuentes de innovación y de la firme voluntad para asumir un liderazgo
consciente de su realidad y de su potencial. Un ejemplo reciente, lo tenemos con la entrada de Venezuela al Mercado Común
del Sur (Mercosur), lo que implica
cambios profundos en el diseño organizacional y la estructura de empresas públicas y privadas para el
logro de ventajas competitivas
sustentable en aquellas áreas que reflejan debilidades. Por supuesto, que en tal sentido, se considera que una estructura es eficaz si
facilita el logro de los objetivos, en tanto que es eficiente si permite
esa obtención con el mínimo costo o evitando consecuencias imprevistas
para la organización.
Las
organizaciones se caracterizan por tener un propósito, una finalidad
específica, el globalismo o totalidad, es decir, todas sus partes son interactuantes (tanto con
factores internos como externos) y la falta de algún elemento, como dijimos
anteriormente, sería caótico, y un objetivo, hacia donde se dirige la
organización. Los departamentos de una empresa actúan como subsistemas
interdependientes entre sí. Hay departamentos responsables de la adquisición de
los suministros y materiales necesarios, en decir, que trabajan directamente
con el ambiente exterior, por los cuales se les denomina enlaces sobre los
límites, en tanto que hay otros que
fungen como puente como la mercadotecnia y el departamento de compras. El
departamento de producción manufactura el producto y los servicios de la organización. Fabrica
productos de gran necesidad a los clientes; el de mantenimiento, es el
responsable de mantener en buen estado a la organización. Se encarga de la
limpieza, pintura, reparación, servicio de maquinaria. Las actividades de
mantenimiento tratan de satisfacer las necesidades humanas. El departamento de
adaptación es responsable del cambio
organizacional. Detecta problemas, oportunidades y avances tecnológicos en el
ambiente. Es responsable de la creación de innovaciones y ayudar a la organización a cambiar y adaptarse como por ejemplo, el Dpto. de Tecnología e
Investigación de Mercados. Por su parte,
la administración se encarga de la dirección y coordinación de los demás
subsistema de la organización. Proporciona dirección, estrategias, metas,
políticas organizacionales, etc. Cualquier cambio que se implante en una
empresa, sea cual sea su naturaleza, debe ser planificado, pero antes debe
tomarse en cuenta el impacto en todo el sistema.
Las
características internas de una organización pueden determinarse por sus
dimensiones estructurales como la formalización (normas y procedimientos
diseñados, así como los medios para asegurarse que éstos sean cumplidos),
cantidad de documentación de la
organización, especialización, división del trabajo, jerarquía de autoridad,
profesionalismo, nivel jerárquico que
toma decisiones; o bien por sus
dimensiones contextuales por la forma en
que divide su trabajo. en distintas tareas y los mecanismos a través de los
cuales consigue la coordinación entre
ellos. Es evidente, que en la medida en que las empresas son más complejas y
sus tareas resultan más complicadas, los sistemas de coordinación se
transforman.
Cabe
señalar que en las etapas del proceso de diseño organizacional se habla del enfoque clásico, el cual tiene
como principales contribuyentes a Max Weber, Frederick Taylor y Henri Fayol, Plantean que las
organizaciones más eficiente y eficaces tenían una estructura jerárquica, con reglas para la toma de decisiones, una cadena de mando clara, la promoción de las personas con base a los
méritos, capacidad y experiencia, rutinización de actividades y un clima
organizacional impersonal y racional. Más tarde, en la década de los sesenta,
Joan Woodward y sus colegas determinaron en sus estudios la influencia de la
tecnología en la estructura organizacional, Cuanto más compleja es la
tecnología (desde la producción unitaria a los procesos), mayor es la cantidad
de gerentes y de niveles administrativos. Tiempo después Tom Burns y G.M
Stalker aluden al enfoque ambienta y lo incorporan al diseño organizacional.
Aluden a dos sistemas de organización: el mecanicista (las actividades de la
empresa se descomponen en tareas especializadas, separadas. Los objetivos para
cada persona y unidad son definidos con toda precisión, por gerentes de niveles
más alto y siguiendo la cadena de mando
burocrático clásico), y el sistema orgánico (se caracteriza por el
trabajo en grupos, la comunicación
abierta y la informalidad). Opinan que este último sistema es conveniente en
los ambientes turbulentos, mientras que para uno estable, es más recomendable
el mecanicista. Y si se trata de una organización en ambientes cambiantes,
utilizarían combinaciones de los dos
sistemas.
Para
concluir, podemos indicar que sea cual sea el diseño organizacional elegido
por la empresa, lo más importante, según mi criterio, es que contribuya a que las personas se sientan motivadas a realizar su trabajo
con eficiencia y eficacia, a ser creativas y a participar activamente en la solución de los problemas, como
integrante de una organización, donde todos y cada uno son importante para alcanzar las metas, prosperar e innovar en un
mundo cada vez más competitivo y exigente.
Fuentes
consultadas:
- Pág Web de Franklin F. Enrique Benjamí. El Diseño Organizacional: herramienta de estrategia
- Blog. Diseño Organizacional
- Monografías.com
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